凯纳科技：项目管理铸就辉煌

      企业小的时候，订单少，一门心思发展业务，管理上也没出过什么问题。企业大了，订单多了，业务忙了 ，公司员工一增再增，可还是忙不过来。而且各式各样的管理问题也全都"冒"出来了。相信很多快速成长型企业都曾经有过类似的经历。

      地处北国名城哈尔滨的凯纳科技发展有限公司也是如此，哈尔滨凯纳科技发展有限公司成立于一九九四年，注册资金1000万元人民币，是集科、工、贸一体的综合型、技术性高科技企业，下设系统集成部、工程部、大客户部、软件开发部、商务部、人力资源部、行政部、财务部，销售及售后服务部，同时拥有哈尔滨东港经贸有限公司、哈尔滨计算机配套市场有限公司、哈尔滨利玛信息技术有限公司、哈尔滨凯纳公告公司、和凯纳分公司（HP专卖店）等五个全资子公司，凯纳科技以其非凡的经营业绩在IT行业、高科技开发等领域享誉有盛誉，充满活力的企业形象和团结奋进的精神倍受社会各界的瞩目，企业已连续六年被哈尔滨市工商行政管理局开发区分局评为“先进私营企业”。

      企业发展壮大了，业务也上了轨道，但与此同时，企业的快速成长也给凯纳科技的内部管理带来了巨大的压力，各个部门及分公司仍然是手工管理，各种信息不能及时有效地传递到各业务部门，因此形成了"一个个的信息孤岛"。

      由于信息不共享，各个部门之间缺乏沟通、监督、检查，影响了工作效率，必须解决各部门间的信息孤岛、实现资源共享、减少工作环节、减少工作量、提高工作效率。使各业务部门即时动态掌握管理信息，减少公司经营风险。凯纳科技通过详细的调查研究认为，只有通过企业信息化才能真正解决上述问题。为此，2006年初，凯纳科技决定在企业内部全面实施信息化管理。

      经过对各个软件厂商的慎重考察，，黑龙江省企业信息化服务中心以其先进的管理软件，过硬的实施队伍，良好的售后服务，在众多软件厂商中脱颖而出，凯纳科技最终决定选用黑龙江省企业信息化服务中心提供的ASP平台管理软件。

      凯纳科技的领导们十分清楚，要想一下子改变原有的管理模式，并不是一件容易的事。公司董事长田立坤指出，要想使信息化成功，不仅要站得高，而且还要沉得深。所谓站得高：一方面是对信息化的把握要高，不能只看眼前，还要看到将来；另一方面，信息化是一把手工程，如果没有企业领导的全力支持是很难成功的。所谓沉得深，一方面是对各部门的需求一定要沉下去好好研究，拿准、吃透，否则就会事倍功半，乃至彻底失败；另一方面就是在实施过程中，工作任务一定要落到实处，要具体到某个人负责，培训一定要人人过关。

      为此，公司领导专门成立项目领导小组，由田立坤董事长亲自任组长，财务、人事、采购、工程等分管领导为副组长，各部门领导为成员；负责项目的总体指导、协调。同时，在项目领导小组下面还专门设立了项目实施小组。项目实施小组由黑龙江省企业信息化服务中心实施部经理赵英庆任组长，凯纳科技各部门的骨干及黑龙江省企业信息化服务中心的实施工程师为成员，负责项目的具体组织、实施。

      项目组的成员们深深知道，信息化项目实施前的调研是项目实施的关键，没有实施前详细的调研就不可能有一个成功的的信息化项目。为此，项目实施小组采取了 "听、看、问、干"组合的方式，深入到各部门，进行终端需求的调研。

      首先，他们通过召开各部门负责人和业务骨干会议听取各部门想要达到的目的。同时，还深入到各部门进行实际调研，进一步了解各部门的管理需求。对有疑义的需求，实施小组有员便向相关人员、部门领导询问，使每个需求力求准确无误。对一些需要改变原来操作流程、方式的需求，实施小组都要亲自进行实地操作，然后由大家共同决定是否更改以前操作程序。

      通过历时1个月对各部门的业务流程、管理需求等的详细调研，实施小组掌握了各部门的主要管理需求。针对各个部门的需求，凯纳科技的工作人员与黑龙江省企业信息化服务中心的实施工程师一道，制定了完整的解决方案。

      由于此次项目实施的范围广、参与人员多、操作复杂。为了保证项目的顺利实施，凯纳科技的项目实施小组在正式实施的前、中、后期对参与人员计算机操作及ASP平台管理软件的操作进行全面系统的培训，并聘请专职计算机老师对计算机基础知识、操作知识等进行了为期10天的培训、之后进行了严格考试。在以后的实施过程中这一方式被证明是取得了非常好的效果，使整个系统的顺利运行得到了很好的保证。实施小组还根据凯纳科技实际情况制定发放了《ASP平台管理软件项目操作指南》，为各部门、人员操作该系统提供了操作依据。系统培训和制定操作指南，为顺利开展信息化项目打下了坚实的基础。也正因为有了这些培训，使操作人员在后来的应用中得以很快上手。

      项目实施小组为确保整个系统的安全运行，还与每一个操作人员签定了《ASP平台管理软件系统操作责任书》。责任书对操作规则、方法及违反操作责任书的人员的处罚等都作了详细规定，保证了操作人员的正确操作，保证了整个系统的安全。为了保证数据的安全保密，实施小组对每个操作人员的操作权限进行了严格的控制。每个人员需要的操作权限必须书面申请，经部门负责人签字同意后交由实施小组审批后方可赋权，并要求每个人员都设置密码，保证数据的安全。

      为了确保项目实施与日常工作两不误，项目组决定在项目实施过程中采取计算机和手工工作并行的方式。这样一来，各部门的工作量都将是原工作的2倍，这无疑会在员工中产生一些影响。然而，领导们很清楚，要想按实施计划的进度完成项目的实施，所有部门及相关人员就必须服从实施小组的统一调度和工作安排。在这过程中，项目领导小组的成员们发挥了重要的作用。由于项目领导小组成员都是各部门的领导。在此期间，他们做了大量的思想工作。除了责任要落实到人外，他们还，并不断强调：对实施小组布置的工作，大家不论采取什么办法必须无条件按时完成。与此同时，在每进行一项工作前，实施小组都要召开实施动员会议，宣布目前的工作计划、工作安排及工作完成时间。

      在开展该项目过程中，项目实施小组在各个部门确定一名业务骨干为该项目的主要参与人，定期组织相关人员召开会议，总结经验教训、听取改进方案。项目实施小组还不定期组织管理部门、信息中心、财务部等对其运行情况进行了检查，针对其中存在的问题多次召开协调会议，使该项目逐步走上了正轨。实施小组根据实际情况，不断调整工作方式方法，不断更新、补充原操作流程，并根据各个业务部门的不同需要有针对性地进行了大量工作，使项目更加结合凯纳科技的实际、更满足各业务部门的不同需求。

      在实施过程中每个难忘的日子里，黑龙江省企业信息化服务中心的每个实施人员深入到各自负责的部门进行现场指导，保证所有人员都会正确操作后才离开，哪个部门操作出了问题相应的指导人员要负责任。通过大家的共同努力，系统终于按计划顺利进入正常运行。

      系统运行后，凯纳科技的几个主要的业务部门及分公司全部进行了联网，实现了数据资源共享，避免了以前各部门之间的信息孤岛现象。只要其中一个部门在系统中录入了信息，其它部门就能马上查询、利用，减少了以前一些工作环节和大量的重复性工作。仅此一项，每年将为公司节约人工费用数万元。采购部门可以合理确定采购量，减少原料、耗材的资金占用，而且公司从立项开始就实行软件管理，项目的预算，成本一目了然，大大降低了项目运营成本，提高了对项目的风险控制能力，项目实施过程中的不必要的支出控制住了，项目管理变得有条不紊了。 现在，凯纳科技的管理人员、决策者越来越离不开计算机管理信息系统提供的各种数据。不论商品结构调整、优化进货渠道，还是对项目各环节的细化管理、效益分析，以及奖金分配、费用控制，人力资源管理等，大家首先想到的是向系统要数据，凭数据做决策。当然，软件运行时间不长，整体设计中的诸多专项还有待完善，运营中的新情况、新问题还有待研究、解决。

      在项目验收会上，凯纳科技董事长田立坤深有感触地总结说：“企业信息化是一把手工程，它不仅需要企业的一把手始终如一的支持和坚持。而且，做信息化不仅要有高瞻远瞩、持续发展的远见，还要有脚踏实地、认真务实的精神。只有挖掘出企业管理和业务运作中的实质性问题，才能真正对企业的发展起到促进作用。企业信息化又是人人工程。他需要企业的每位员工参与到项目中来。在这里提醒企业注意：在项目实施过程中，不仅要做好员工的思想工作和培训工作。更重要的是，每项工作要落实到人，要有奖惩政策监督。这样既能调动员工的积极性，又能确保任务的按时保质地完成。我们相信，新要求的不断产生并得到满足将会使凯纳科技的信息化管理系统日臻完善，并在管理科学化、现代化的进程中发挥更大的作用。是信息化使凯纳科技步入了高速发展的快车道，完善的项目管理软件将使凯纳科技铸就辉煌。”